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En tant qu'organisateur, la planification est votre plus grand défi. Quel orateur peut diriger une session et à quel moment ? Et comment répartir les sessions entre les différentes salles ? Lors de l'organisation d'une conférence, il est donc utile que les participants puissent établir un programme à l'avance. Par exemple, en choisissant déjà parmi plusieurs sessions ou ateliers. De cette manière, les participants peuvent assister aux sessions qui sont importantes pour eux. Et personne ne restera devant une salle surpeuplée.

Lorsque vous payez en ligne, vous souhaitez naturellement que l'expérience de l'utilisateur soit fluide. Surtout lorsque les choses deviennent complexes. Par exemple, lorsque vous proposez plusieurs participants ou produits par réservation. Ou lorsque vous mettez en place différentes structures de réduction. Tels que les tarifs "earlybird" ou les codes promotionnels.

Pièces de base

Système d'invitation avec statistiques

Envoyez à vos invités une invitation électronique personnelle, formatée de manière professionnelle, dans le style de votre maison. Qui n'a pas encore répondu ? Ils reçoivent un suivi automatique. Les invités atterrissent sur une page élégante, à l'effigie de votre marque, où ils peuvent vous faire savoir d'un seul clic s'ils viennent ou non. Pas de boîte de réception, mais un envoi intelligent via des outils tels que Mailchimp et la possibilité de savoir qui a cliqué sur quoi. Ainsi, vous gardez le contrôle.

Enregistrez-vous comme vous le souhaitez

Invitez des visiteurs grâce à un système d'enregistrement complet avec pré-remplissage intelligent. Téléchargez simplement votre liste de clients, de prospects ou d'employés : nom, adresse, lieu de résidence - tout est déjà là. Vous cochez ce dont vous avez besoin et ajoutez des champs supplémentaires si nécessaire. Super efficace, 100% sur mesure.

Confirmation avec le code QR et le Wallet Pass

Après son inscription, votre visiteur reçoit immédiatement un code QR par e-mail et un Wallet Pass pratique. Il peut ainsi se présenter à l'événement en un rien de temps - il suffit de le scanner et de partir !

Confirmation avec un lien vers une page d'accès pour un événement en ligne ou un webinaire

Les participants recevront un e-mail de confirmation personnel avec un lien vers leur propre page d'accès. Le programme, le choix des sessions et tout ce qu'ils doivent savoir. Totalement personnalisé.

Calendrier ICS dans la confirmation

Envoyez automatiquement un fichier ICS dans votre e-mail de confirmation, afin que les visiteurs puissent ajouter votre événement à leur propre calendrier - qu'il s'agisse de Google ou d'Apple - en un seul clic.

Scan et badge, tranche < 500 visiteurs

Un badge est plus qu'un simple porte-nom. Les exposants voient immédiatement qui est devant eux, y compris l'organisation et la catégorie. Et grâce au code QR, le badge fonctionne immédiatement comme une carte de visite numérique. Nos solutions Scan & Badge sont extrêmement rapides : scannez le billet électronique, imprimez le badge, c'est fait. Grâce à notre module intelligent WebScanPrint, vous pouvez organiser des milliers de badges sans effort et sans file d'attente.

Options supplémentaires

  • Multi-langues | Si votre événement accueille des visiteurs parlant différentes langues, vous pouvez choisir l'option multi-langues. Tous les e-mails, les environnements et les billets peuvent ainsi être publiés simultanément dans différentes langues.
  • Site web/ style maison et url | Site web et pages d'enregistrement entièrement adaptés au style maison et aux besoins du client.
  • Module Newsletter | Création d'e-mails pour des groupes d'envoi importants. Possibilité de sélection des groupes. Prévention de la boîte à spam. Envoi avancé d'e-mails via Mailchimp, par exemple. Comprend un aperçu des journaux de clics.

  • Choix des sessions avec full = complet | Les participants peuvent établir à l'avance un programme avec un choix de sessions et d'ateliers. Avec full = complet, vous vous assurez que la capacité de la salle n'est pas dépassée.
  • Système d'enregistrement des participants et des exposants | Outre l'enregistrement des visiteurs à l'entrée, Eventpartners propose également un système d'enregistrement des visiteurs pour les exposants, l'ExpoWebScan. Les exposants scannent les participants intéressés par leur produit et construisent une base data sans entrée manuelle data.
  • Système d'invitation des relations (exposants) | Les exposants peuvent facilement envoyer des invitations à leurs relations. Dans l'environnement de gestion, l'exposant peut voir quelles relations ont répondu à l'invitation et même quelles relations sont apparues à l'événement à quel moment (éventuellement avec notification par SMS).
  • Système d'enregistrement des badges d'exposants | Nous pouvons fournir une cabine photo pour les événements où il est nécessaire que certaines personnes aient une image (photo de face) affichée sur leur badge. Ceci est utile pour les badges des exposants, des sponsors, des organisateurs, des VIP et des personnes travaillant sur l'événement. Les exposants peuvent également télécharger leur photo à l'avance dans le back-office, de sorte que leur photo soit déjà dans le système lorsqu'ils arrivent sur place et que cette photo soit utilisée sur le badge.
  • Système de file d'attente pour les visiteurs des stands | Version moderne et numérique de l'ancien système de numérotation (tirage au sort), les visiteurs reçoivent un message sur leur téléphone quelques minutes avant leur tour, ce qui leur permet de visiter le salon en toute tranquillité.
  • Badges spécifiques à l'événement | Lors d'un congrès, il y a plusieurs raisons de donner un badge aux participants. L'exposant voit le nom et éventuellement l'organisation du participant, voit une éventuelle catégorisation du participant et peut scanner le code QR comme une carte de visite numérique. Nous disposons toujours d'un système de numérisation et de badgeage adapté aux différentes quantités et exigences en matière de badges.
  • Cabine photo pour badge d'exposant | Nous pouvons fournir une cabine photo pour les événements où il est nécessaire que certaines personnes aient une image (photo de face) affichée sur leur badge. Ceci est utile pour les badges des exposants, des sponsors, des organisateurs, des VIP et des personnes travaillant sur l'événement. Les exposants peuvent également télécharger leur photo à l'avance dans le back-office, de sorte que leur photo soit déjà dans le système lorsqu'ils arrivent sur place et que cette photo soit utilisée sur le badge.
  • Code de promotion Créez vos propres codes de promotion pour une liste d'invités numérique.
  • Earlybird | Prévoir une réduction pour les personnes qui achètent leurs billets à l'avance.
  • Actions 2 pour le prix de 1 | campagne 2-fetch-1-pay dans un magazine ou réduction 25% pour un sponsor.
  • Nous offrons la possibilité de relier notre logiciel à plusieurs progiciels de premier plan utilisés dans le monde entier. Tels que : Exact, Hopin, Eglue, Salesforce, Zapier ou des liens API ouverts.

Disponible à partir de 1 995 €.

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Composants de base :

    Système d'invitation avec statistiquesSystème d'enregistrement des visiteurs avec pré-saisie, champs de nom et champs supplémentairesConfirmation avec le code QR et le Wallet PassConfirmation avec un lien vers une page d'accès pour un événement en ligne ou un webinaireCalendrier ICS dans la confirmationBadge de base moins de 500 visiteursSystème de balayage

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