Congres

Alles wat je nodig hebt om een congres te organiseren

Ontdek de mogelijkheden

Als organisator is plannen je grootste uitdaging. Welke spreker kan wanneer een sessie begeleiden? En hoe verdeel je de sessies over de verschillende zalen? Bij de organisatie van een congres is het daarom handig als deelnemers vooraf een programma kunnen samenstellen. Bijvoorbeeld door al een keuze te maken uit diverse sessies of workshops. Zo kunnen deelnemers bij de sessies zijn die voor hen belangrijk zijn. En staat niemand voor een overvolle zaal.

Bij het online betalen wil je natuurlijk een soepele gebruikerservaring bieden. Juist wanneer het complex wordt. Bijvoorbeeld omdat je meerdere deelnemers of producten per boeking aanbiedt. Of bij het instellen van verschillende kortingsstructuren. Zoals earlybird-tarieven of promotiecodes.

Basis onderdelen

Invitatiesysteem met statistieken

Stuur je gasten een persoonlijke, professioneel opgemaakte e-mailuitnodiging – helemaal in jouw huisstijl. Wie nog niet reageerde? Die krijgt automatisch een follow-up. De genodigde landt op een strakke, branded pagina waar hij met één klik laat weten of hij komt. Geen spambox-gedoe, wél slimme verzending via tools als Mailchimp én inzicht in wie wat heeft geklikt. Zo houd jij de regie.

Registreren zoals jij dat wilt

Nodig bezoekers uit via een compleet registratiesysteem met slimme prefill. Upload eenvoudig je klant-, prospect- of medewerkerslijst: naam, adres, woonplaats – het staat allemaal al klaar. Jij vinkt aan wat je nodig hebt en voegt extra velden toe naar wens. Superefficiënt, 100% op maat.

Bevestiging met QR code en wallet Pass

Na registratie ontvangt je bezoeker meteen een QR-code per mail én een handige Wallet Pass. Zo checken ze razendsnel in op het event – scannen en door!

Bevestiging met een link naar een toegangspagina voor een online event of webinar

Deelnemers krijgen een persoonlijke bevestigingsmail met link naar hun eigen toegangspagina. Inclusief programma, sessiekeuze en alles wat ze moeten weten. Helemaal op maat.

ICS agenda in de bevesting

Stuur automatisch een ICS-bestand mee in je bevestigingsmail, zodat bezoekers jouw event met één klik toevoegen aan hun eigen agenda – of dat nu Google of Apple is.

Scan en badge, plak < 500 bezoekers

Een badge is méér dan een naamlabel. Exposanten zien direct wie er voor hen staat, inclusief organisatie en categorie. En met de QR-code fungeert de badge meteen als digitaal visitekaartje. Onze Scan & Badge-oplossingen werken supersnel: e-ticket scannen, badge printen, klaar. Dankzij onze slimme WebScanPrint-module regel je moeiteloos duizenden badges, zonder wachtrijen.

Aanvullende opties

Communicatie

Multi-language | indien u op uw event te maken heeft met bezoekers die verschillende talen spreken, kunt u kiezen voor de multi-language optie. Alle mails, omgevingen en tickets kunnen zo in verschillende talen tegelijk worden gepubliceerd.
Website/huisstijl en url | Website en registratiepagina's volledig aangepast op de huisstijl en behoeftes van de klant.
Nieuwsbrievenmodule | Opstellen mails voor grote verzendgroepen. Mogelijkheid tot groepsselectie. Voorkoming spambox. Geavanceerde mailverzending via bijvoorbeeld Mailchimp. Inclusief inzichten in kliklogs.

Bezoekers

Sessiekeuze met vol = vol | Deelnemers kunnen vooraf een programma samenstellen met een keuze uit sessies en workshops. Met vol=vol zorg je ervoor dat de zaalcapaciteit niet overschreden wordt.

Exposanten

Registratiesysteem deelnemende exposanten | Naast bezoekersregistratie bij de toegang biedt Eventpartners ook bezoekersregistratie aan voor exposanten, de ExpoWebScan. Exposanten scannen deelnemers die geïnteresseerd zijn in hun product en bouwen een database op zonder handmatige data-invoer.
Invitatiesysteem relaties (exposanten) | Exposanten kunnen eenvoudig beursuitnodigingen sturen naar hun relaties. In de beheeromgeving ziet de exposant welke relaties ge-RSVP’d hebben en zelfs welke relaties wanneer op het event zijn verschenen (eventueel met SMS-notificatie).
Exposanten fotobadge registratiesysteem | Wij kunnen een photo booth leveren voor evenementen waar het nodig is dat bij specifieke mensen een afbeelding (gezichtsfoto) op hun badge wordt weergegeven. Dit is handig voor badges van bijvoorbeeld: exposanten, sponsoren, organisatoren, VIP's en mensen die werkzaam zijn op het event. Exposanten kunnen van te voren ook hun foto uploaden in de backoffice zodat hun foto bij aankomst op locatie al in het systeem staat en deze foto wordt gebruikt op de badge.
Wachtrijsysteem standbezoek | Een moderne, digitale uitvoering van het oude nummertjessyteem (nummertjes trekken) waarbij de bezoeker een bericht op zijn/haar telefoon ontvangt een aantal minuten voor hij/zij aan de beurt is, zodat de beurs rustig doorbezocht kan worden.

Badges

Badges evenement specifiek | Bij een congres zijn er meerdere redenen om deelnemers een badge te geven. De exposant ziet de naam en eventueel organisatie van de deelnemer, ziet een eventuele categorisering van de deelnemer en kan de QR-code scannen als digitaal visitekaartje. We hebben voor verschillende aantallen en wensen voor de badge altijd een passend Scan and Badge syteem.
Photobooth voor exposantenbadge | Wij kunnen een photo booth leveren voor evenementen waar het nodig is dat bij specifieke mensen een afbeelding (gezichtsfoto) op hun badge wordt weergegeven. Dit is handig voor badges van bijvoorbeeld: exposanten, sponsoren, organisatoren, VIP's en mensen die werkzaam zijn op het event. Exposanten kunnen van te voren ook hun foto uploaden in de backoffice zodat hun foto bij aankomst op locatie al in het systeem staat en deze foto wordt gebruikt op de badge.

Online betalingen

Promotiecode | Maak zelf promotiecodes aan voor een digitale gastenlijst.
Earlybird | Stel een earlybird korting in voor mensen die in een vroeg stadium tickets aanschaffen.
Acties 2 voor prijs 1 | 2-halen-1-betalen-actie in een tijdschrift of 25% reductie voor een sponsor.

API Koppelingen

Api koppelingen naar elk systeem | Wij bieden de mogelijkheid om onze software te koppelen met diverse toonaangevende, wereldwijdgebruikte softwarepakketten. Zoals: Exact, Hopin, Eglue, Salesforce, Zapier of Open API koppelingen.

Alles wat je nodig hebt om een congres te organiseren

Ontdek de mogelijkheden