Organiser une foire d'art implique beaucoup de choses. Avant que les invités de la soirée d'ouverture ne déambulent devant les œuvres d'art, un verre de bulles à la main, les organisateurs ont déjà effectué une opération de précision. Tout doit être mis sur la bonne voie : la construction, billetterie et l'inscription, le parrainage, la presse, la restauration et, bien sûr, le plus important, les exposants qui, avec leurs offres, ont mis sur pied un spectacle dont on parlera longtemps.
Comme si tout cela ne suffisait pas, en tant qu'organisateur d'une foire d'art, vous devez également vous occuper de l'enregistrement concluant de tous ces différents groupes cibles qui, ensemble, déterminent si vous pouvez vous réjouir d'un événement artistique réussi. Comment garder une vue d'ensemble de tous ces groupes cibles qui se déplacent dans l'espace d'exposition, maintenant et plus tard ? Comment faire en sorte que leur présence soit facilitée et enregistrée de manière efficace et concluante ?
L'enregistrement correct de tous ces publics semble être un processus long et fastidieux, mais heureusement, des logiciels intelligents peuvent aujourd'hui vous décharger de tâches telles que la billetterie, l'enregistrement et le suivi. Et les exécuter avec plus d'efficacité et de précision que les humains ne peuvent le faire, de surcroît. Un tel logiciel permet à vos visiteurs, par exemple, de de s'inscrire facilement à l'avance et de ne pas avoir à faire la queue inutilement le jour même de l'exposition.
Avec les composants supplémentaires pour, par exemple, l'accréditation de la presse et l'administration des RSVP, vous avez tout sous contrôle en ce qui concerne l'enregistrement des visiteurs. Le logiciel vous permet idéalement de fournir des applications personnalisées pour chaque groupe cible, car chaque groupe cible a ses propres défis en termes d'enregistrement.
Prenez vos exposants et leurs invités, par exemple. Les exposants sont l'épine dorsale de toute foire d'art. Ils fournissent des revenus provenant de la vente des stands et leurs offres déterminent si la foire attire suffisamment de visiteurs, si elle bénéficie d'une couverture médiatique et si elle fait suffisamment autorité pour que les sponsors potentiels y attachent leur nom.
Il est donc important de soutenir vos exposants de toutes les manières possibles afin qu'ils vivent une expérience de salon aussi positive que possible. S'ils ne le font pas, vous ne les reverrez pas l'année prochaine. Veillez à ce que la fourniture d'informations à vos exposants fonctionne comme sur des roulettes en les informant à temps et avec précision des processus et du planning avant et pendant le salon. Facilitez également la construction de leur stand, ce qu'ils feront dans la plupart des cas avec leur propre constructeur de stands. En outre, assurez la sécurité des objets exposés, car pour de nombreux exposants, c'est la priorité numéro un.
Ce qui facilite un peu le parcours des exposants satisfaits, c'est que, d'un point de vue commercial, ils partagent le même objectif que l'organisateur du salon lui-même, à savoir attirer suffisamment de visiteurs de qualité pour leur vendre des œuvres d'art. Pour atteindre cet objectif commun, il est logique que chaque exposant invite le plus grand nombre possible de ses propres relations. Après tout, ils ont déjà prouvé qu'ils étaient intéressés par l'art (et qu'ils investissaient dans celui-ci) et sont donc plus enclins à mettre la main à la poche pendant la foire.
Cependant, certains défis se présentent lorsqu'il s'agit d'inviter les associés des exposants, car bien que les exposants ne soient que trop heureux de remplir la liste des invités avec leur propre marché de vente, ils sont souvent réticents à transmettre les coordonnées de leurs associés à une autre partie. De plus, ils seront réticents à payer plus tard les frais de non-présentation.
Investissez donc dans un système d'inscription où l'exposant ne doit payer que pour les invités qui se présentent effectivement. Aidez également les exposants à inviter leurs partenaires commerciaux, en utilisant un système d'inscription convivial où l'exposant peut facilement télécharger les détails de ses invités. En veillant à ce que ce système fonctionne à l'épreuve des AGV et respecte et sécurise ainsi la vie privée des invités, vous supprimez également la première objection pour vos exposants.
